Le fonctionnement particulier de la copropriété s’effectue aussi par le biais de certains documents. À quoi servent-ils ? Sont-ils obligatoires ? Comment les modifier ? Afin de faire valoir vos droits efficacement, Familles de France vous apporte quelques éclairages sur ces documents.
- Le règlement de copropriété
Ce document obligatoire organise la vie de la copropriété et définit une partie des droits et obligations des copropriétaires, un peu à la manière des statuts qui organisent la vie d’une société ou d’une association.
Il détermine la destination de l’immeuble, c'est-à-dire l’usage qui en sera fait (habitation, professionnel ou mixte) ; les conditions de jouissance ainsi que les règles relatives à l’administration des parties communes et celles relatives à la répartition des charges. Ce règlement ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires qui ne seraient pas justifiées par la destination de l’immeuble. En cas de vente ou de location, il doit être transmis au nouvel occupant.
Ce document s’impose à tous les occupants de l’immeuble et le syndic est chargé de veiller à son application. Ainsi en cas de manquement au règlement, le syndic peut saisir le tribunal de grande instance, de même que le syndicat ou un copropriétaire. Enfin, il ne peut être modifié que par un vote en assemblée générale, dont les modalités varient selon l’objet de la modification.
- L’état descriptif de division
Ce document obligatoire sert à identifier un immeuble et à le diviser en lots avec un numéro attribué à chacun. Il peut être contenu au sein du règlement de copropriété ou dans un acte séparé et distinct. Il doit être rédigé par voie notariée avant la division de l’immeuble (ou par voie judiciaire en cas de partage judiciaire). Ce document doit comporter :
- l’identification de l’immeuble (adresse, cadastre, désignation),
- l’identification des lots numérotés,
- l’identification de la quote-part de partie commune pour chaque lot privatif (exprimée en tantièmes ou en millièmes),
- un tableau récapitulatif des lots.
Enfin, l’état descriptif de division est susceptible d’être modifié en cas de changement dans la consistance de l’immeuble (création de nouveaux lots, suppression d’un lot...) ou dans la consistance d’un lot (réunion ou division de lots...).
- Le carnet d’entretien.
Établi et mis à jour par le syndic qui le tient à la disposition des copropriétaires, ce document recense les informations relatives aux travaux et aux contrats d’assurances. Il contient des informations obligatoires et d’autres qui dépendent de la situation de l’immeuble. Parmi les informations obligatoires, on recense l’adresse de l’immeuble, l’identité du syndic ainsi que les références et date d’échéance des contrats d’assurance de l’immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires. Le cas échéant, le carnet d’entretien doit également contenir :
- "l'année de réalisation des travaux importants, tels que le ravalement des façades, la réfection des toitures, le remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations, ainsi que l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux,
- la référence des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits pour le compte du syndicat des copropriétaires, dont la garantie est en cours,
- s'ils existent, les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats,
- si le diagnostic technique global existe, la liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de l'immeuble en précisant les équipements ou éléments du bâtiment concernés par ces travaux ainsi que l'échéancier recommandé,
- s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale des copropriétaires."
Le carnet peut contenir des informations supplémentaires (comme celles sur la construction de l’immeuble ou les études techniques réalisées) sous réserve d’une décision de l’assemblée générale en ce sens.
Enfin, lorsque la copropriété comporte plusieurs immeubles, le syndic ouvre un chapitre par bâtiment dans ce carnet et lorsqu’il existe un syndic secondaire, il doit tenir un carnet d’entretien distinct de celui du syndic principal ainsi qu’un chapitre pour les parties communes au sein du carnet d’entretien du syndicat principal.
- La fiche synthétique
Ce document regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Il est établi et mis à jour chaque année par le syndic qui doit également le tenir à disposition des copropriétaires. L’établissement de ce document est obligatoire pour toutes les copropriétés mis à part celles de moins de 50 lots pour qui l’obligation s’appliquera à compter du 31 décembre 2018.
Le syndicat peut révoquer le syndic en cas de non réalisation du document. De plus, le contrat de syndic doit prévoir des sanctions forfaitaires automatiques dès que le syndic ne communique pas la fiche dans un délai de quinze jours à un copropriétaire qui en a fait la demande.
Sur le même thème, consultez nos fiches :
-Les acteurs de la copropriété
-Les droits et obligations des copropriétaires ;
-L’obligation d’immatriculation des syndicats de copropriétaires ;
-De nombreuses autres fiches sont disponibles dans notre rubrique Logement.
Consultez les textes de référence :
-Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 ;