Mode d’emploi :
Toute association fonctionne grâce à l’engagement et aux compétences de ses dirigeants bénévoles. Ils assument des pouvoirs donnés par mandat assortis de missions spécifiques de présidence, de secrétariat ou de trésorerie. Ces mandataires cessent leurs fonctions à un moment ou à un autre. Ce temps particulier de la vie d’une association n’est pas toujours simple à appréhender. Transmettre le flambeau tout en assurant la pérennité du projet associatif, c’est le défi à relever.
La question du renouvellement de l’équipe de direction et d’animation est essentielle. Faute de l’avoir anticipée, les membres pourraient être contraints de prendre des décisions dommageables pour l’association telles que la dissolution.
- Un mandat temporel confié par les associés
Aucun dirigeant ne peut être investi indéfiniment d’un pourvoir d’agir au nom de l’association. Aussi, ses fonctions cessent dans des circonstances variées. Les statuts déterminent librement les modalités de désignation des personnes chargées de l’administration, il convient de s’y référer.
- Fin de mandat
Généralement, les fonctions des dirigeants cessent à l’échéance du terme du mandat. S’il est renouvelable, ils doivent être à nouveau nommés.
- Démission
Un dirigeant peut renoncer à ses fonctions avant le terme de son mandat. Il informe de façon claire et précise l’organe collégial qui l’a désigné. La lettre indique la date de démission et le champ concerné (démission du bureau, du conseil d’administration, de l’association). La démission est consignée au procès-verbal d’une réunion statutaire. Cet acte unilatéral, à effet immédiat, ne nécessite aucune acceptation de la part de l’association et l’intéressé n’a pas à se justifier. Il est conseillé cependant de donner une explication et un préavis. En outre, démissionner ne dédouane pas de toutes responsabilités. Mettre en grave difficulté une association par sa démission peut même être considéré comme une faute.
- Révocation
L’association peut retirer à un dirigeant le pouvoir qu’elle lui avait donné. Le mandat étant fondé sur des rapports de confiance, à la perte de celle-ci, le mandataire est révocable sans action particulière ni justification. Dans le silence des statuts, seul l’organe l’ayant désigné est compétent pour le révoquer. Si la révocation est de la compétence de l’assemblée générale, elle doit être inscrite à l’ordre du jour ou justifiée par des incidents graves et imprévus survenus au cours de la séance. Son successeur ne pourra être élu si le point ne figure pas à l’ordre du jour, nécessité alors de convoquer une nouvelle assemblée générale.
- Dissolution
La dissolution met fin aux fonctions des dirigeants qui sont remplacés par un liquidateur. L’assemblée générale a totale liberté de nommer un ou plusieurs liquidateurs parmi les administrateurs, les adhérents ou même des personnes extérieures à l’association. Le liquidateur peut donc être l’un des anciens dirigeants.
Désigner un représentant ou renoncer à fonctionner
Lorsqu’il n’y a aucune candidature pour remplacer les dirigeants sortants ou démissionnaires, que doit faire l’association ? Ne pouvant demeurer sans représentants, plusieurs hypothèses sont à envisager.
- Avant l’expiration d’un mandat
Le dirigeant cesse d’exercer ses fonctions à la suite d’une démission ou d’un décès :
> si l’association s’est dotée de suppléants, ils remplacent les titulaires. Les statuts peuvent prévoir également qu’en cas de vacance de poste, le conseil d’administration coopte de nouveaux dirigeants ;
> selon le nombre ou l’importance des postes vacants, l’assemblée générale peut être convoquée. L’ordre du jour prévoit alors de désigner des personnes afin de pourvoir les fonctions vacantes. Si aucun membre n’accepte de présenter sa candidature, l’assemblée générale devra trouver d’autres solutions telles que la fusion ou la dissolution.
à la fin d’une mandature
l’association ne présente plus d’intérêt aux yeux des membres, il convient de revoir le projet associatif ou de procéder à la dissolution ;
les membres redoutent la charge de travail et les responsabilités, le mode de gouvernance est à rectifier.
- Une transition en douceur
Un dirigeant prépare sa succession. La recherche d’un nouveau président par exemple commence dès le début du mandat du président en poste. Le temps est nécessaire pour apprendre à connaître les membres, discerner leurs talents, apprécier leurs qualités. Privilégier la promotion interne est préférable en effet au parachutage d’une personne extérieure. Certaines organisations prévoient une succession directe par le vice-président. Ce procédé a l’avantage d’avoir un président formé, conscient des responsabilités et de la tâche à assumer.
- Les obligations du dirigeant sortant
Le dirigeant ayant cessé ses fonctions doit se montrer soucieux d’une bonne continuité de la gestion de l’association. Pour ne nuire ni à son bon fonctionnement ni à ses intérêts, il restitue à l’association tous les documents (livres comptables, relevés de comptes bancaires, chéquiers, registre spécial, conventions...), les codes d’accès internet et fichiers informatiques, les biens (tampons, papier à en-tête). Afin d’assurer la pérennité de l’association la continuité de l’action et le respect des engagements pris par la personne morale, il donnera également des éléments de connaissance et d’expertise, des savoir-faire et bonnes pratiques. En présence de salariés, il organisera avec précaution le passage de relais. Dans tous les cas, il transmet son expérience et répond aux interrogations. Il se retire et reste disponible sans être envahissant, prêt à apporter son aide si son remplaçant le demande.
- Un état civil à jour
Une association est tenue de faire connaître à la préfecture les changements des personnes chargées de l’administration. Cette formalité modificative qui incombe, dans un délai de trois mois, à la nouvelle équipe, rend effectif le pouvoir des nouveaux dirigeants vis-à-vis des tiers (partenaires, fournisseurs...) et dégage la responsabilité des ex-dirigeants. De plus, le procès verbal de séance est communiqué à la banque. Il mentionne les changements de bureau et désigne les nouvelles personnes habilitées à représenter l’association et/ou effectuer des opérations sur les comptes. Puis, un soin tout particulier sera apporté pour présenter les nouveaux mandataires aux membres et aux salariés éventuels.
Préconisations pour assurer la relève :
- Mobiliser
Recruter régulièrement de nouveaux membres, organiser leur accueil et les impliquer dans la vie du groupe.
- Repérer
Identifier les personnes qui par leurs compétences, qualités et motivations, sont susceptibles d’assurer la relève.
- Déléguer
Lister les tâches et demander individuellement à des personnes de prendre une responsabilité.
- Former
Faciliter le renouvellement des responsables associatifs par la formation et l’accompagnement.
- Pratiquer la transparence
Rédiger des lettres de mission des bénévoles (activités à accomplir, compétences apportées, temps à consacrer...).
- Avoir une vision à long terme
Choisir le bon moment pour organiser la succession.
- Faciliter la transition
Organiser les archives et tenir les dossiers à jour.